Política de Privacidad

Política para el tratamiento de datos personales de SumaSach′a

BioRefinería SAS con el NIT 900590675-6 es la empresa matriz, propietaria y administradora del Ecosistema SumaSach′a, con domicilio principal en la dirección carrera 9 # 61 -81 (Oficina 303) Bogotá, Colombia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad, confidencialidad y protección de los datos personales de todas aquellas personas que visitan de manera momentánea o permanente los sitios web del Ecosistema SumaSach′a, con el fin de brindarle a sus clientes, usuarios, proveedores, accionistas, aliados y todos sus grupos de interés un buen manejo de la información personal, por lo que en cumplimiento a la ley y disposiciones constitucionales adoptó la siguiente política para el tratamiento de datos personales.

IMPORTANTE: las empresas que hacen parte del Ecosistema SumaSach′a y su vez están en el holding que es supervisado por BioRefinería podrán acceder a la información que los usuarios han dejado en los diferentes eventos, sitios web o medios de comunicación de SumaSach′a. Asimismo, las empresas que están en el Ecosistema, pero no hacen parte del holding de BioRefinería no tendrán acceso a la información y serán ellos quienes planteen sus propias políticas de protección, por lo que el Ecosistema SumaSach′a no se hace responsable de su manejo.

Estas son las empresas que hacen parte del holding de BioRefinería y del Ecosistema SumaSach′a, quienes tendrán acceso a la información y estarán en sintonía con las políticas y normatividad que están planteadas en este documento.

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Por otro lado, la Gerencia de Comunicaciones del Ecosistema será la encargada de guardar la información obtenida para que no sea manipulada o se pierda.

Normativa aplicable

  • Ley 1581 de 2012
  • Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data)
  • Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.

  • Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Conceptos

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato personal de carácter público: cualquier información asociada a una o varias personas como nombres y apellidos, correo electrónico corporativo, profesión, estudios, número de cédula y fecha de expedición.
  • Dato personal de carácter semiprivado: cualquier información vinculada a una o varias personas naturales como correo electrónico personal, teléfono celular, teléfono fijo, dirección de residencia y gustos.
  • Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios rectores

Ecosistema SumaSach′a se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: el Tratamiento a que se refiere la presente Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  • Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente Ley 1581 de 2012.
  • Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

 Alcance

Esta Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos del Ecosistema SumaSach′a y sus empresas, quienes actuarán como responsables del Tratamiento de los datos personales.

 Obligación

Esta Política es de obligatorio cumplimiento para el Ecosistema SumaSach′a y sus empresas aliadas.

Tratamiento y Finalidad

El Tratamiento que llevarán a cabo los responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política.

Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el Tratamiento de los mismos.

Finalidades de la información obtenida

Por medio del presente documento, el usuario autoriza al Ecosistema SumaSach′a a tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

  • Se le proporcionará el servicio al usuario, respondiendo las solicitudes presentadas, quejas, reclamos y en general información sobre los producto o servicios del Ecosistema. El servicio al consumidor puede ser dado a través de varias formas de comunicación, incluyendo vía correo electrónico, carta, teléfono o chat en línea.
  • Se puede combinar información personal obtenida de una fuente (ej. Un sitio web) con información obtenida de otra fuente (ej. Un evento presencial). Esto le permite al Ecosistema, tener un panorama más completo del usuario, lo cual a su vez, le permite SumaSach′a, atenderlo mejor y de forma más personalizada, inclusive en relación al sitio web.
  • El Ecosistema SumaSach′a enviará publicidad a sus clientes de acuerdo a sus intereses. De igual forma se enviará comunicaciones de mercadeo (promociones, descuentos, productos o servicios nuevos) siempre y cuando el usuario lo haya autorizado, a través del correo electrónico o mensaje de texto.
  • Ecosistema SumaSach′a puede utilizar su información personal, para fusión, adquisición o venta de la empresa, para la concesión de operaciones del negocio, operación conjunta o cualesquiera otros eventos semejantes por parte de la empresa y/o demás empresas del Ecosistema, para la comunicación con abogados externos u otras entidades semejantes, para fines de conformidad legal o reglamentaria.

Derechos del titular

Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por el Ecosistema SumaSach′a podrán:

  • Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que Ecosistema SumaSach′a realiza sobre los datos personales.
  • Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que Ecosistema SumaSach′a presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o

revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de Ecosistema SumaSach′a

Los derechos anteriormente mencionados podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

Deberes del Ecosistema SumaSach′a

Ecosistema SumaSach′a como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de esta.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 Casos en que no es necesaria la autorización del titular

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Atención de consultas, quejas y reclamos

Consultas: los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo. Las disposiciones contenidas en leyes especiales o los reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Reclamos: el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 Canales de atención de consultas, quejas y reclamos

Ecosistema SumaSach′a tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.

 Modificaciones de la presente política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en las páginas web o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación, 26 de mayo de 2020